septiembre | Informe n° 03

La gestión documental para las empresas hoy en día esta siendo de suma importancia. Comprender el valor de la tecnología, desarrollarla y convertirla en una ventaja serian desafíos  importantes que contribuirían a garantizar el éxito. DocuStore  se dedico a desarrollar su propio sistema de gestión  utilizando la  estrategia de Gestión de Contenido Empresarial  (ECM) siglas en ingles, para la captura, almacenamiento, seguridad, control de las versiones, recuperación distribución, conservación y destrucción de documentos de empresas. Dicha gestión se realiza a través del servicio Docucenter KT que DocuStore coloca a disposición de los clientes. El mismo puede integrarse incluso con las aplicaciones de su empresa.
Estudios realizados en 2011 por la Cloud Academy Summit de CA Technologies arrojan que un 53 % de los profesionales de TI utilizarán este tipo de servicios. Las principales ventajas son el ahorro de costos, la agilidad en la obtención de recursos y el incremento de la productividad.
Así mismo otros estudios de este año presentan tendencias que marcaran el devenir de la gestión documental en los próximos años:
• Soluciones más intuitivas: Los documentos se convierten en el principal vehículo de comunicación entre las empresas y sus clientes. Por lo que son cada vez mas usuarios los que utilizan aplicaciones para diseñar y generar documentos. Al no tener un perfil técnico, las herramientas que emplean en su trabajo deben ser más intuitivas, ágiles y sencillas.
• Incremento del outsourcing: Aunque las compañías cuenten con sus propios departamentos de Sistemas, el outsourcing se ha convertido en una práctica muy habitual cuando hablamos de software de gestión documental. A través de la externalización, las organizaciones pueden centrarse en el foco de su negocio y garantizar la calidad de un servicio crítico para ellas.
• Nuevas tendencias en movilidad: Los smartphones, tablet PC´s y los netbooks han desbordado todas las expectativas de consumo. Su utilización masiva en las empresas seguirá incrementándose y puede dar lugar a nuevos usos en lo que al software documental se refiere. Por ejemplo, la captura de firmas a través de dispositivos digitales puede agilizar considerablemente los procesos internos de determinadas compañías.
• Almacenamiento inteligente: En el mundo se genera un volumen de información por segundo cercano a los 400 GB y todas las previsiones apuntan a que este volumen continuará creciendo a un ritmo del 50%. Todos los proveedores intentan encontrar formas más inteligentes de almacenamiento que permitan solucionar un problema que va en aumento y los de software documental no serán la excepción.
• Crecimiento del ECM: Según datos de la consultora PwC en 2020 el 80% de los ingresos del mercado de software documental se generará a través de servicios de Enterprise Content Management. Una tendencia que ya ha empezado a destacar y que muy pronto tendrá más fuerza que la de la digitalización de documentos.
Las apuestas con ECM se refuerzan cada día, señalando que la digitalización, el almacenamiento y las políticas de preservación y búsqueda de esa información serán soluciones imprescindibles para todas aquellas empresas que quieran seguir siendo competitivas en el mercado