Planificar una estrategia de gestión de documentos que abarque tanto la custodia física como la digital es crucial para garantizar la eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo de una empresa.
A continuación, se presentan los pasos clave para desarrollar esta estrategia:
🔍 Evaluar las necesidades y objetivos de la empresa:
Comprender las necesidades específicas de la empresa en términos de gestión de documentos es el primer paso. Esto implica identificar los tipos de documentos que se manejan, su volumen, la duración de su retención, los requisitos y plazos de custodia legal, las necesidades de acceso y cualquier otro factor relevante.
📑💻 Identificar los documentos que requieren custodia física y digital:
Realizar un inventario exhaustivo de los documentos existentes y determinar cuáles deben ser almacenados físicamente y cuáles pueden ser digitalizados. Esto se basará en criterios como la importancia, la frecuencia de acceso, los requisitos legales y las necesidades de seguridad.
🖇️📌 Establecer un sistema de organización y clasificación:
Definir una estructura clara de organización y clasificación para los documentos físicos y digitales. Esto puede incluir la creación de categorías, etiquetas y metadatos que faciliten la búsqueda, recuperación y seguimiento de los documentos.
🙋🏻♂️🔒 Seleccionar proveedores de servicios de custodia física y digital:
Investigar y seleccionar proveedores confiables que ofrezcan servicios de almacenamiento y gestión de documentos físicos y digitales como DocuStore. Evaluar aspectos como la seguridad, la accesibilidad, la capacidad de escalabilidad.
🔐🚨 Implementar medidas de seguridad:
Establecer políticas y procedimientos de seguridad tanto para los documentos físicos como para los digitales. Esto puede incluir controles de acceso físico a las instalaciones de almacenamiento, sistemas de seguridad informática, encriptación de datos, copias de seguridad regulares y políticas de retención y destrucción de documentos.
¿Definir un flujo de trabajo claro y coherente que abarque tanto la gestión de documentos físicos como digitales.
🔗📦🏷️ Establecer un flujo de trabajo integrado:
Definir un flujo de trabajo claro y coherente que abarque tanto la gestión de documentos físicos como digitales. Esto implica establecer los roles y responsabilidades, los procedimientos para la digitalización y el ingreso de nuevos documentos, así como la transición de documentos físicos a digitales y viceversa.
🙎🏻🙋🏻♀️🙎🏻♂️ Capacitar al personal:
Proporcionar capacitación y concienciación adecuadas a todo el personal involucrado en la gestión de documentos. Esto incluye la formación en el uso de herramientas y tecnologías específicas, así como la comprensión de las políticas y procedimientos establecidos.
🗃️👈🏻 Monitorear y evaluar:
Establecer métricas y realizar seguimiento regular para evaluar la eficacia de la estrategia de gestión de documentos. Realizar auditorías periódicas tanto de los sistemas físicos como digitales para garantizar su cumplimiento y eficiencia.
⏳🕰️⏱️ Actualizar y mejorar continuamente:
La gestión de documentos es un proceso en constante evolución. Es importante mantenerse actualizado con las nuevas tecnologías, prácticas y requisitos normativos, y realizar ajustes y mejoras periódicas en la estrategia según sea necesario.
Al seguir estos pasos, una empresa puede planificar y ejecutar una estrategia de gestión de documentos efectiva que integre la custodia física y digital
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